Um dos aspectos mais importantes no mundo dos negócios está a escrever. É o processo crítico de comunicação dentro de uma corporação e, naturalmente, no comércio B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer).
Escrever memorandos, cartas e relatórios é a tarefa diária para os empregadores e os executivos dentro da empresa. Cada empresa segue algumas regras específicas para suas necessidades de comunicação, mas todos eles têm como uma pedra angular das suas normas essas questões críticas:
ANÁLISE INICIAL
1. O que é isso?
2. Qual é o propósito do documento?
3. Quando é devido?
4. Quanto tempo você deve gastar prepará-lo?
5. Quais são as informações-chave que você deve cobrir?
ANÁLISE DO PÚBLICO
1. Quem são os leitores?
2. Qual é o seu conhecimento do assunto?
3. Qual é sua opinião sobre o assunto?
4. Que ações você quer fazer exame?
ANÁLISE APRESENTAÇÃO
1. Qual o formato que você deve usar?
2. Qual é o estilo que você deve seguir?
3. Em que ordem você deve apresentar as informações?
4. Quais os anexos que você deve incluir?
ANÁLISE INICIAL
O que é isso?
A primeira pergunta que lhe pede para identificar o tipo de comunicação empresarial que vai escrever.
você apresenta a informação?4. Quais os anexos que você deve incluir?
ANÁLISE INICIAL
O que é isso?
A primeira pergunta que lhe pede para identificar o tipo de comunicação empresarial que vai escrever.
Qual é o propósito do documento?
Você deve identificar qual é o propósito que você está escrevendo. Você deve ser o mais específico possível. Por exemplo, você pode escrever um memorando para um problema específico com um cliente em sua empresa.
Quando é devido?
Se você tem um prazo para completar a sua carta ou memorando, em seguida, o procedimento é fácil, mas se você não fizer isso, então você deve determinar por si mesmo todos os fatos que você precisa para completar o seu documento.
Quanto tempo você deve gastar prepará-lo?
Você deve estimar o tempo você vai gastar para a preparação do documento. Por exemplo, 8 horas para entrar em contato com uma carta proposta de negócio é razoável, mas gastando 8 horas para um memo não é razoável em tudo.
Quais são as informações-chave que você deve cobrir?
Essa questão define que tipo de informação que você deve incluir em seu memorando, carta ou relatório. Por exemplo, se uma carta proposta de negócio conter todos os requisitos técnicos para a perspectiva potencial ou não?
Quem são os leitores?
Nesta etapa, você deve identificar quem é o leitor. É um colega de trabalho ou um cliente importante?
Qual é o seu conhecimento do assunto?
Isto é muito importante. Pensar com sabedoria, que são os seus leitores. Será que eles têm um conhecimento razoável sobre o assunto ou não sabem nada sobre isso.
Se eles têm uma grande familiaridade com o assunto, então você não tem que explicar muito. Se eles têm familiaridade básica, então você deve explicar mais, a fim de ser compreensível. Finalmente, se eles não sabem nada sobre o assunto, você deve analisar em detalhe e tomar nada como garantido.
Quais são as informações-chave que você deve cobrir?
Essa questão define que tipo de informação que você deve incluir em seu memorando, carta ou relatório. Por exemplo, se uma carta proposta de negócio conter todos os requisitos técnicos para a perspectiva potencial ou não?
Quem são os leitores?
Nesta etapa, você deve identificar quem é o leitor. É um colega de trabalho ou um cliente importante?
Qual é o seu conhecimento do assunto?
Isto é muito importante. Pensar com sabedoria, que são os seus leitores. Será que eles têm um conhecimento razoável sobre o assunto ou não sabem nada sobre isso.
Se eles têm uma grande familiaridade com o assunto, então você não tem que explicar muito. Se eles têm familiaridade básica, então você deve explicar mais, a fim de ser compreensível. Finalmente, se eles não sabem nada sobre o assunto, você deve analisar em detalhe e tomar nada como garantido.
Qual é sua opinião sobre o assunto?
Conhecimento de um assunto não é a única questão a sua aceitação por escrito de seus leitores. A opinião que têm sobre ele tem a mesma importância. Sua tarefa principal é identificar se eles têm uma opinião positiva, negativa ou neutra sobre o assunto.
Na maioria dos casos, quando os leitores têm opinião positiva ou neutra não há graves problemas para o escritor. Por outro lado, quando o leitor é negativo sobre o assunto que você está lidando com, você deve ter cuidado extra com a sua carta ou memorando.
Que ações você quer fazer exame?
Se você tem um objetivo claro para o que você espera que seus leitores a fazer, então a sua escrita será mais bem sucedido. Não se esqueça de esclarecer a ação que você quer que seus leitores a fazer.
Qual o formato que você deve usar?
Antes de iniciar a formatação do documento perguntar se sua empresa tem um padrão de formatação. A maioria deles tem normas específicas para escrever cartas, memorandos e relatórios. Nesse caso, você deve segui-los.
Qual é o estilo que você deve seguir?
Estilo é a maneira como você usa as palavras, as abreviações, pontuação e outros elementos. Se sua empresa usa um estilo específico, usá-lo. Caso contrário, seguem os padrões comerciais disponíveis. Capitalização é um elemento você deve usar sistematicamente.
Você deve capitalizar nomes próprios ea primeira palavra das frases.
Em que ordem você deve apresentar as informações?
O padrão clássico se aplica aqui também, que é a introdução, corpo e conclusão.
A introdução informa ao leitor o que o assunto é sobre tudo e fornece todas as informações necessárias ao leitor precisa entender.
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